Al igual que los documentos tradicionales, la documentación digital también necesita ser enviada y certificada. Para ello se han desarrollado diferentes estándares como la factura electrónica o la tecnología EDI. Hay diferentes protocolos y certificados que son necesarios implementar en nuestros documentos para poder ser enviados o validados. Nosotros integramos todo esto en un software a medida que cumpla con las necesidades concretas de tu negocio.
La tecnología EDI se encarga de la transformación de los datos de los documentos en el formato adecuado para la integración con el ERP.
Se realiza la validación de los documentos contra las reglas de negocio implementadas en el ERP.
Los documentos se almacenan en la base de datos del ERP y se crea un registro en el sistema de gestión de documentos.
El usuario puede consultar el estado de sus documentos y su contenido desde el propio ERP.
Relaciona pedidos entre proveedores y compradores. Reduce el tiempo necesario en registrar el pedido en el sistema, generación, envío o control de las órdenes de compra.
Permite conocer rápidamente si la mercancía pedida y recibida se corresponde con la orden de compra.
Automatización de la facturación, comprobando que esté todo correcto y con los estándares solicitados. Mejora la eficiencia al no dedicar tanto tiempo a estas tareas repetitivas.
Las facturas electrónicas aportan un ahorro de costes directos al eliminar el papel, la impresión, el envío y el almacenamiento de las facturas. Esto también reduce el impacto medioambiental al eliminar el papel y las emisiones de CO2 del transporte. Estas permiten la automatización e integración en los procesos de recepción, lo que aumenta la eficiencia y reduce los errores humanos. Esto redunda en menores tiempos de entrega y cobro de facturas.
En resumen, la factura electrónica ofrece un almacenamiento ágil, seguro y legal. Además, son escalables, lo que permite aumentar la eficiencia y la productividad.
Para que todos estos documentos electrónicos tengan validez legal necesitan ser firmados y/o validados. Para ello contamos con diferentes soluciones que se adaptan a tu negocio, como puede ser la certificación de documentos a través de email y SMS con certificación. También implementamos la validación de envíos de documentos a través de tecnologías Blockhain.
La implementación de estos sistemas de certificación permiten aumentar la agilidad en el tratamiento de estos documentos, conllevando un optimización del proceso y un ahorro general de recursos.
