A partir del 1 de enero de 2023, todas las empresas y autónomos que operen en España tendrán que emitir y recibir facturas electrónicas, según establece la Ley Crea y Crece que se publicó en el BOE el pasado 29 de septiembre. Esta medida tiene como objetivo impulsar la digitalización, simplificar los trámites administrativos y reducir el fraude fiscal.
Pero ¿qué es una factura electrónica? ¿Qué ventajas tiene? ¿Qué requisitos debe cumplir? ¿Cómo puedes adaptarte a esta nueva normativa? En este artículo te lo contamos todo.
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, pero con algunas ventajas añadidas³. Están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento en el que se regulan las obligaciones de facturación.
Una factura electrónica debe contener los mismos datos que una factura en papel: número y serie, fecha de expedición, identificación del emisor y del receptor, descripción de las operaciones, base imponible, tipo impositivo, cuota tributaria y otros datos según el caso.
Además, una factura electrónica debe garantizar su autenticidad (que proviene del emisor indicado), su integridad (que no ha sido modificada) y su legibilidad (que puede ser interpretada por humanos y máquinas). Para ello, se utiliza un sistema de firma electrónica avanzada o un sello electrónico cualificado.
La factura electrónica tiene múltiples beneficios tanto para las empresas como para las administraciones públicas. Algunas de estas ventajas son:
- Ahorro de costes: se reduce el gasto en papel, impresión, envío y almacenamiento físico.
- Agilidad: se acelera el proceso de facturación y cobro al eliminar los tiempos de espera y los errores humanos.
- Seguridad: se evita la pérdida o deterioro de las facturas al estar almacenadas digitalmente con medidas de protección.
- Sostenibilidad: se contribuye a la preservación del medio ambiente al reducir el consumo de recursos naturales.
- Transparencia: se facilita el control fiscal y la prevención del fraude al disponer de un registro electrónico verificable.
Para emitir o recibir una factura electrónica debes cumplir con unos requisitos técnicos y legales. Estos son algunos de ellos:
- Disponer de un certificado digital o un sello electrónico cualificado que te permita firmar tus facturas con validez legal.
- Utilizar un formato estándar para tus facturas que sea compatible con los sistemas informáticos del receptor. El formato más común es el Facturae, aunque también existen otros como UBL o PDF/A.
- Conservar tus facturas durante al menos cuatro años desde su emisión en un soporte electrónico seguro que garantice su integridad e inalterabilidad.
- Remitir tus facturas a través de un canal autorizado por el receptor. Puede ser un correo electrónico con acuse de recibo o una plataforma específica como FACe para las administraciones públicas o FACeB2B para las empresas privadas.
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